Birocrația are un cost care depășește sumele înscrise în bugetele instituțiilor. Fiecare oră petrecută pentru obținerea unei autorizații, completarea unor formulare sau repetarea unor documente reprezintă timp care nu mai poate fi folosit pentru muncă, investiții ori servicii. În cazul companiilor, efectul se poate vedea în întârzieri, costuri administrative și decizii amânate. În cazul cetățenilor, povara apare prin drumuri, așteptare și incertitudine. Aceste mecanisme explică de ce simplificarea administrației are relevanță economică.
Un cost administrativ este vizibil atunci când apare în bugetul unei instituții. Mult mai greu de măsurat este costul suportat de cei care interacționează cu instituția: ore de lucru pierdute, deplasări, documente pregătite și servicii private plătite pentru a naviga procedurile.
În cazul unei construcții, obținerea certificatului de urbanism, a avizelor și a autorizației poate implica instituții diferite și documente care se suprapun. Fiecare etapă suplimentară poate întârzia începerea lucrărilor, iar întârzierea poate majora costurile proiectului sau poate amâna angajarea unor furnizori.
La înființarea unei firme, timpul consumat pentru formulare, declarații și interacțiunea cu mai multe autorități nu apare ca o cheltuială publică. Pentru antreprenor, însă, el înseamnă resurse retrase din activitatea comercială. O problemă similară apare în fiscalitate, unde cerințele de raportare și modificările procedurale pot obliga companiile să aloce personal suplimentar verificării conformării.
Relația cu administrația locală poate amplifica aceste costuri atunci când informațiile nu sunt actualizate, termenele sunt neclare sau solicitantul trebuie să prezinte aceleași date mai multor instituții. Nu toate aceste situații au aceeași cauză, iar amploarea lor diferă în funcție de localitate și de procedură. Totuși, incertitudinea administrativă afectează planificarea economică.
În alte state europene, digitalizarea administrației este prezentată frecvent ca soluție pentru reducerea drumurilor și a documentelor repetate. Exemplele unor administrații care permit depunerea online, schimbul automat de date și identificarea digitală sugerează că relația cu statul poate fi organizată mai simplu. Aceste modele nu pot fi copiate mecanic: infrastructura tehnică, legislația și capacitatea instituțională contează la fel de mult.
Interoperabilitatea bazelor de date ar permite instituțiilor să verifice informațiile pe care statul le deține deja. Principiul depunerii documentelor o singură dată ar muta sarcina schimbului de date de la cetățean către administrație, acolo unde este posibil și justificat.
Termenele administrative obligatorii pot reduce incertitudinea, mai ales pentru investiții și proiecte care depind de aprobări succesive. În același timp, termenele trebuie însoțite de responsabilități clare și de capacitatea reală a instituțiilor de a procesa cererile. Altfel, digitalizarea poate muta blocajul într-o platformă nouă, fără să elimine cauza.
Eliminarea procedurilor redundante poate produce economii pentru ambele părți, însă reforma are și costuri. Sunt necesare sisteme informatice, securitate, instruirea personalului și reguli pentru protejarea datelor. Există și riscul ca soluțiile uniforme să ignore situațiile complexe sau să excludă persoanele cu acces limitat la instrumente digitale.
Reforma administrativă nu ar trebui evaluată doar prin economiile realizate în bugetele instituțiilor. Criteriul decisiv este reducerea timpului și a incertitudinii suportate de cetățeni și companii. O administrație interoperabilă, previzibilă și proporțională poate transforma costurile ascunse ale birocrației în productivitate recuperată, cu condiția ca simplificarea să fie verificată în practică, nu doar anunțată.
