Automatizarea administrației publice este prezentată adesea ca o soluție pentru reducerea birocrației și a costurilor. Inteligența artificială poate procesa documente, verifica informații, clasifica solicitări și sprijini comunicarea cu cetățenii. Totuși, aceste capacități nu înseamnă automat eliminarea posturilor sau înlocuirea funcționarilor. Efectele economice depind de calitatea datelor, de reorganizarea instituțiilor și de cadrul juridic. În acest context, experiențele europene și cercetările OECD sugerează că tehnologia poate îmbunătăți serviciile, dar nu poate substitui integral responsabilitatea administrativă.
O primă zonă este procesarea documentelor. Sistemele bazate pe inteligență artificială pot extrage date din formulare, pot identifica documente lipsă și pot direcționa dosarele către compartimentul potrivit. Astfel, funcționarii petrec mai puțin timp cu introducerea manuală a informațiilor și se pot concentra asupra etapelor care necesită verificare.
Tehnologia poate sprijini și verificarea informațiilor. Compararea automată a datelor din registre, identificarea unor neconcordanțe sau semnalarea solicitărilor incomplete pot accelera fluxurile administrative. În același timp, aceste sisteme depind de registre actualizate și interoperabile, condiție care nu este garantată în toate instituțiile.
Gestionarea solicitărilor și comunicarea cu cetățenii reprezintă o altă categorie importantă. Asistenții conversaționali pot răspunde la întrebări uzuale, pot explica pașii unei proceduri și pot transmite stadiul unei cereri. Totuși, întrebările complexe sau situațiile neobișnuite trebuie transferate către un funcționar, pentru ca răspunsul să fie verificat și adaptat cazului concret.
Cercetările OECD despre inteligența artificială în sectorul public tratează, în general, automatizarea ca pe o transformare a sarcinilor, nu ca pe o echivalență simplă între tehnologie și concedieri. Un sistem poate prelua o parte din activitatea unui post, în timp ce restul muncii presupune interpretare, responsabilitate și relație cu publicul.
De aceea, diferența dintre automatizarea unor sarcini, eliminarea unor posturi și îmbunătățirea serviciilor publice este esențială. O instituție poate menține același număr de angajați, dar poate procesa mai multe cereri sau poate reduce timpul de răspuns. Alternativ, economiile de personal pot apărea doar după reorganizarea fluxurilor și recalificarea angajaților.
Administrațiile europene care au avansat în digitalizare indică importanța unei infrastructuri comune, a identității digitale și a registrelor interoperabile. Rezultatele nu provin doar din utilizarea inteligenței artificiale, ci și din simplificarea procedurilor și reducerea documentelor solicitate în mod repetat.
Pentru România, lecția relevantă este că software-ul nu poate compensa instituțiile fragmentate și regulile contradictorii. Prin urmare, reorganizarea administrației ar trebui să înceapă prin eliminarea etapelor inutile, clarificarea responsabilităților și standardizarea datelor.
Deciziile administrative care afectează drepturi, obligații sau accesul la servicii nu pot fi tratate ca simple operațiuni tehnice. Un algoritm poate oferi o recomandare, însă răspunderea trebuie să aparțină unei autorități identificabile și unui funcționar care poate verifica rezultatul.
Există și riscuri privind protecția datelor. Instituțiile gestionează informații personale, fiscale, medicale sau sociale, iar utilizarea lor într-un sistem automatizat trebuie limitată la scopuri clare. În plus, erorile de date, criteriile opace și discriminarea indirectă pot produce decizii dificil de contestat.
Performanța acestor soluții este, de asemenea, greu de evaluat fără indicatori transparenți. Reducerea timpului de procesare nu este suficientă dacă numărul contestațiilor crește sau dacă cetățenii nu înțeleg motivul unei decizii.
Reformarea administrației românești nu ar trebui redusă la cumpărarea unor sisteme de inteligență artificială. Câștigul real apare atunci când digitalizarea este însoțită de proceduri mai simple, instituții reorganizate și reguli clare privind răspunderea. Tehnologia poate reduce munca repetitivă și poate elibera funcționarii pentru activități care cer judecată și dialog. Nu poate însă transforma singură o administrație complicată într-una eficientă. Automatizarea trebuie, prin urmare, să fie un instrument al reformei, nu un substitut pentru ea.
Pentru documentarea cercetărilor OECD privind utilizarea inteligenței artificiale în sectorul public, poate fi consultată pagina originală a OECD dedicată inteligenței artificiale în sectorul public.
