Reducerea birocrației reprezintă una dintre condițiile necesare pentru creșterea eficienței unui stat modern.
Totuși, digitalizarea nu înseamnă automat reducerea birocrației. Un formular inutil rămâne inutil chiar dacă este completat online.
Danemarca oferă un model interesant privind transformarea administrației publice. Accentul nu este pus doar pe tehnologie.
În schimb, sunt analizate procesele, colaborarea instituțională și valoarea serviciilor oferite cetățenilor.
Acest model este analizat de cercetătoarele Ada Scupola și Ines Mergel.
Studiul se numește Co-production in digital transformation of public administration and public value creation: The case of Denmark.
Articolul a fost publicat în 2022, în revista academică Government Information Quarterly, volumul 39.
Reducerea birocrației începe cu reorganizarea proceselor
Scupola și Mergel analizează modul în care Danemarca și-a transformat digital administrația publică.
Autorii arată că această transformare nu este rezultatul unei singure instituții.
Dimpotrivă, procesul implică administrația centrală, administrațiile locale, regiunile și alte organizații relevante.
Studiul identifică cinci faze ale cooperării: planificare, proiectare, management, furnizare și evaluare.
Prin urmare, serviciul public nu mai este construit exclusiv din perspectiva instituției.
El trebuie analizat și prin perspectiva cetățeanului sau organizației care îl utilizează.
Această schimbare este importantă pentru reducerea birocrației.
Înaintea digitalizării trebuie stabilit dacă fiecare procedură administrativă mai este necesară.
Reducerea birocrației trebuie să producă valoare publică
Studiul identifică patru forme principale de valoare generate prin transformarea digitală.
Acestea sunt valoarea pentru cetățean, valoarea economică, valoarea administrativă și valoarea pentru societate.
Așadar, performanța administrației nu trebuie măsurată numai prin numărul serviciilor digitalizate.
Un serviciu public trebuie să devină mai simplu, mai rapid și mai accesibil.
În același timp, administrația trebuie să utilizeze mai eficient resursele disponibile.
Astfel, reducerea birocrației poate produce efecte economice dincolo de administrația publică.
Firmele consumă timp și resurse atunci când trebuie să respecte proceduri administrative complicate.
Cetățenii suportă aceleași costuri prin deplasări, documente, solicitări și perioade de așteptare.
În consecință, birocrația trebuie privită și ca un cost economic.
Reducerea birocrației începe chiar din legislație
Experiența daneză oferă încă o lecție importantă.
Danemarca utilizează principiul legislației pregătite pentru digitalizare.
Regulile trebuie concepute simplu și clar, astfel încât administrarea lor să poată deveni digitală.
Ghidul danez stabilește șapte principii pentru legislația adaptată digitalizării.
Printre acestea se află regulile simple și clare și posibilitatea procesării automate a cazurilor.
De asemenea, instituțiile trebuie să folosească termeni uniformi și să reutilizeze datele existente.
În plus, infrastructura publică existentă trebuie utilizată atunci când aceasta poate susține serviciul.
Securitatea datelor și prevenirea erorilor completează aceste principii.
Această abordare schimbă fundamental perspectiva asupra digitalizării.
Statul nu trebuie să construiască programe complicate pentru aplicarea unor legi inutil de complicate.
Mai întâi trebuie simplificate regulile. Ulterior, procesele simple pot fi automatizate eficient.
Reducerea birocrației nu înseamnă mutarea ghișeului pe internet
Această diferență este esențială.
Digitalizarea unei proceduri complicate nu elimină automat povara administrativă.
Cetățeanul poate completa online aceleași informații solicitate anterior pe hârtie.
Firma poate încărca documente pe care o altă instituție publică deja le deține.
Prin urmare, administrația devine aparent digitală, însă procesul rămâne birocratic.
Reducerea birocrației presupune eliminarea etapelor fără valoare administrativă reală.
De asemenea, datele existente trebuie reutilizate legal între instituții.
În final, cetățeanul trebuie să furnizeze statului cât mai puține informații deja existente.
Reducerea birocrației în România necesită reforma statului
Prin filtrul modelului danez, problema României nu poate fi rezolvată numai prin achiziționarea unor platforme informatice.
România are nevoie de o reformă administrativă care să înceapă înaintea digitalizării.
Mai întâi, statul trebuie să inventarieze procedurile administrative și să elimine solicitările inutile.
Apoi, trebuie simplificate legislația, responsabilitățile instituționale și circuitele documentelor.
Instituțiile publice nu ar trebui să solicite cetățeanului informații deja disponibile în bazele statului.
În același timp, firmele nu trebuie transformate în operatori administrativi ai instituțiilor publice.
Reducerea birocrației trebuie să însemne mai puține documente, termene mai scurte și proceduri mai simple.
De asemenea, automatizarea trebuie introdusă acolo unde deciziile se bazează pe criterii obiective.
Totuși, reforma statului trebuie să depășească problema digitalizării.
Trebuie analizate atribuțiile instituțiilor, suprapunerile administrative și justificarea fiecărei structuri publice.
Un stat eficient nu este statul care gestionează rapid o procedură inutilă.
Este statul care are curajul să elimine procedura atunci când aceasta nu mai este necesară.
Reducerea birocrației poate susține economia
Timpul petrecut de antreprenori pentru administrație reprezintă timp retras din activitatea productivă.
Același lucru este valabil pentru resursele umane dedicate exclusiv conformării administrative.
Prin urmare, reducerea birocrației poate elibera resurse pentru investiții, inovare și producție.
În același timp, statul poate utiliza mai eficient personalul existent.
Digitalizarea și automatizarea permit mutarea resurselor către serviciile unde intervenția umană este realmente necesară.
Astfel, reforma administrativă poate deveni inclusiv o politică economică.
Concluzie: reducerea birocrației trebuie să precede digitalizarea
Experiența Danemarcei arată că tehnologia este numai unul dintre instrumentele transformării administrației.
Scupola și Mergel evidențiază importanța cooperării, reproiectării serviciilor și creării valorii publice.
Pentru România, lecția este importantă.
Nu trebuie să digitalizăm mecanic administrația existentă.
Trebuie mai întâi să simplificăm statul, legislația și relația dintre instituții.
Ulterior, procesele rămase pot fi digitalizate și automatizate.
Adevărata reducere a birocrației nu înseamnă transformarea hârtiei într-un formular electronic.
Înseamnă eliminarea documentului, drumului sau aprobării atunci când acestea nu mai sunt necesare.
Sursa academică: Ada Scupola și Ines Mergel, Co-production in digital transformation of public administration and public value creation: The case of Denmark, Government Information Quarterly, 39(1), 2022, articolul 101650.
